LGPD no Vet Office

A clínica é a controladora dos dados de tutores, pacientes, agenda, prontuários e demais registros que cadastra: é ela quem define por que e como esses dados são usados no atendimento. O Vet Office é o operador desses dados e os trata apenas para prestar o serviço, conforme as instruções da clínica.

Para os dados de conta, contratação, cobrança, suporte e do site, o Vet Office é o controlador. A Política de privacidade descreve esses tratamentos, as bases legais e os prazos de guarda.

• Controlador e operador
• Prazos de guarda

Como controladora, a clínica responde pelas decisões sobre os dados dos seus clientes. Na prática, isso significa:

• definir a base legal de cada uso e informar os tutores sobre o tratamento dos seus dados;
• cadastrar apenas o necessário para o atendimento, com dados corretos e atualizados;
• convidar somente quem precisa de acesso, atribuir o papel adequado e revogar o acesso de quem deixa a equipe;
• manter um canal para receber e responder os pedidos dos tutores;
• guardar prontuários e documentos pelo prazo exigido pelas normas da profissão.

Ao tratar os dados que a clínica cadastra, o Vet Office se compromete a:

• tratar os dados somente para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica;
• manter sigilo e limitar o acesso da própria equipe ao necessário: o suporte consulta apenas dados de identificação, em sessões somente leitura, justificadas, com tempo limitado e registradas em Configurações › Suporte;
• usar apenas os fornecedores listados na Política de privacidade e avisar sobre mudanças relevantes nessa lista;
• comunicar a clínica sem demora injustificada sobre incidentes de segurança que afetem seus dados;
• apoiar a clínica no atendimento aos pedidos dos titulares;
• ao fim do contrato, entregar a exportação dos dados quando solicitada e anonimizá-los depois do prazo de guarda.

• Fornecedores que tratam dados

Boa parte dos pedidos pode ser atendida pela própria clínica na plataforma: a equipe consulta e corrige o cadastro do tutor e do paciente e arquiva os registros que não estão mais em uso. Depois de arquivar um tutor, o administrador da clínica pode anonimizar os dados pessoais dele; os pacientes e o histórico clínico continuam guardados.

Em Configurações › Privacidade e dados, qualquer pessoa da equipe pode pedir a exclusão da própria conta, e o administrador pode pedir a exportação completa dos dados da clínica ou o encerramento com anonimização. Quem preferir pode escrever para contato@vetoffice.com.br. Avaliamos cada pedido junto com as obrigações de guarda que se aplicam à clínica.

Se um tutor nos procurar diretamente, encaminhamos o pedido à clínica responsável e informamos o tutor sobre esse encaminhamento. O prazo de resposta da LGPD é de até 15 dias contados do pedido.

O serviço combina controles de identidade, separação entre clínicas e permissões por papel. Os dados de uma clínica só são acessados por pessoas autorizadas por ela.

• Separação entre clínicas aplicada no banco de dados (Row Level Security) e repetida em cada consulta.
• Entrada por e-mail e senha ou com a conta Google, com proteção contra robôs.
• Arquivamento de cadastros em vez de exclusão, para evitar perdas acidentais.
• Monitoramento de erros configurado para não coletar dados pessoais.

Se você suspeitar de acesso indevido, escreva para contato@vetoffice.com.br com o máximo de contexto possível, sem incluir dados pessoais desnecessários. Avaliamos cada comunicação e, quando um incidente puder gerar risco ou dano relevante, comunicamos as clínicas afetadas e, em conjunto com elas, a ANPD e os titulares, conforme o art. 48 da LGPD.

O canal do encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Vet Office é contato@vetoffice.com.br.