Política de privacidade

Esta política explica como o Vet Office trata dados pessoais no site vetoffice.com.br e na plataforma de gestão para clínicas veterinárias. O serviço é oferecido por Vet Office - Gestão Veterinária, inscrita no CNPJ 57.955.602/0001-10.

Para qualquer assunto de privacidade, inclusive para falar com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais, escreva para contato@vetoffice.com.br.

O Vet Office é o controlador dos dados que trata para si: os dados de quem visita o site, as contas das pessoas que usam a plataforma, a contratação e a cobrança da assinatura, o suporte e a segurança do serviço.

Os dados que a clínica cadastra para atender seus clientes — tutores, pacientes, agenda, prontuários, prescrições, exames, documentos, orçamentos, financeiro e pedidos de agendamento online — pertencem à clínica. Nesses casos, a clínica é a controladora: é ela quem decide por que e como esses dados são usados. O Vet Office atua como operador e trata esses dados apenas para prestar o serviço, conforme as instruções da clínica e os Termos de uso.

Se você é tutor ou cliente de uma clínica, os pedidos sobre seus dados devem ser feitos primeiro à própria clínica. Se o pedido chegar até nós, nós o encaminhamos à clínica e apoiamos a resposta.

Os dados variam conforme a sua relação com o Vet Office. Não pedimos mais do que o necessário para cada finalidade.

• Visitantes do site: dados técnicos de acesso, como endereço IP, navegador, páginas acessadas, data e hora, registrados pela hospedagem para segurança e funcionamento. Se você aceitar os cookies de análise, também dados de navegação medidos pelo Google Analytics.
• Pessoas que usam a plataforma (equipe da clínica): nome, e-mail, senha (guardada pelo serviço de autenticação apenas em formato protegido, como hash), papel na clínica, registro profissional quando informado (CRMV e UF, registro no MAPA), identificação da conta Google quando você entra com o Google, registro de aceite dos documentos legais (versão e data) e registros técnicos de acesso e de uso.
• Clínica contratante: nome da clínica, plano, ciclo de cobrança, valores, situação da assinatura, e-mail do pagador e identificadores das cobranças. Os dados do cartão são digitados em campos seguros do Mercado Pago; o Vet Office não recebe nem guarda número do cartão, código de segurança ou CPF do titular.
• Tutores e pacientes cadastrados pelas clínicas: nome, CPF ou CNPJ, telefone, WhatsApp, e-mail e endereço do tutor; nome, espécie, raça, sexo, data de nascimento, peso e foto do animal; e os registros clínicos e administrativos que a clínica fizer, como consultas, vacinas, internações, prescrições, exames, documentos, orçamentos e lançamentos financeiros.
• Pessoas que pedem agendamento pela página pública de uma clínica: nome e telefone e, quando informados, endereço, WhatsApp e observações. Para limitar abusos, guardamos uma versão cifrada (hash) do endereço IP, e não o endereço em si.
• Contatos com o suporte: o conteúdo das mensagens e os dados que você escolher enviar.

Cada tratamento feito pelo Vet Office como controlador se apoia em uma base legal do art. 7º da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018):

• Execução de contrato (art. 7º, V): criar e manter sua conta, autenticar o acesso, prestar o serviço contratado, processar a assinatura e os pagamentos, enviar e-mails do serviço (como convites, avisos de cobrança e documentos que a clínica envia) e prestar suporte.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II): manter registros fiscais e contábeis, guardar registros de acesso à aplicação exigidos pelo Marco Civil da Internet e atender ordens de autoridades competentes.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): proteger as contas e a plataforma contra fraude, robôs e acessos indevidos, monitorar erros e manter a estabilidade do serviço, sempre no limite do necessário e respeitando seus direitos e expectativas.
• Exercício regular de direitos (art. 7º, VI): guardar registros que possam ser necessários em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.
• Consentimento (art. 7º, I): medir o uso do site com o Google Analytics. Os cookies de análise ficam desligados até você aceitá-los, e você pode retirar o consentimento a qualquer momento em Preferências de cookies.

Quando trata dados de tutores, pacientes e pedidos de agendamento, o Vet Office segue a finalidade e a base legal definidas pela clínica controladora. Não usamos esses dados para fins próprios, não os vendemos e não os usamos para publicidade.

As regras de dados sensíveis do art. 11 da LGPD protegem a saúde de pessoas. Informações de saúde dos animais não são, por si só, dados pessoais sensíveis; mas o prontuário está ligado à identificação do tutor, por isso recebe o mesmo cuidado de acesso e segurança que os demais dados pessoais.

A Shakira identifica os pedidos da rotina da clínica por regras locais. Nos resumos com IA, somente o contexto projetado e os trechos necessários dos registros que você pode acessar são processados diretamente pela API da Anthropic (Claude Haiku). A pergunta livre não é enviada ao Haiku para planejamento. A seleção respeita a unidade ativa, as permissões e a elegibilidade da conta. Campos de contato, credenciais, identificadores do tutor e referências de armazenamento são excluídos do contexto projetado. Agendamentos preparados pela assistente exigem revisão e confirmação explícita no fluxo nativo, sem conceder permissões adicionais.

Quando habilitado, o Jev da TypeSafe interpreta pedidos de leitura usando somente a pergunta atual e até duas perguntas anteriores. Não enviamos os registros salvos ao Jev. Perguntas podem conter dados pessoais; não inclua dados desnecessários. A TypeSafe informa que não treina seus modelos com perguntas ou respostas e tem políticas de tratamento próprias, distintas das políticas da Anthropic.

O processamento externo pode envolver transferência internacional de dados e não significa que todos os dados permaneçam no Brasil ou dentro do Vet Office. A clínica continua responsável pela finalidade e pelas instruções de tratamento dos registros que administra.

A Anthropic informa que não usa entradas e saídas da API comercial para treinar modelos por padrão. Na configuração padrão, as perguntas e respostas são excluídas em até 30 dias, salvo acordo específico ou retenção necessária para segurança e obrigações legais. Retenção zero depende de um acordo próprio com a Anthropic e não é garantida por esta integração. Usamos somente texto, sem armazenamento de conversas, cache persistente ou envio de feedback para treinamento.

O Vet Office não grava o conteúdo da conversa da Shakira em seu histórico de atendimento ou em seus registros de observabilidade. A conversa fica em memória na aba do navegador. Mantemos registros técnicos por 30 dias, com limpeza diária, e totais diários por usuário, organização, provedor, modelo e origem do acesso por 13 meses de calendário. Registramos horários, resultados, tokens informados e custos estimados, sem perguntas, respostas, trechos clínicos, e-mail ou IP. Consumo desconhecido permanece sinalizado e os custos estimados não representam a fatura do provedor. O relatório é restrito a operadores internos com segundo fator; quando a conta é excluída ou a organização é anonimizada, removemos a ligação de identificação dos totais retidos. Os registros originais e comprovantes financeiros seguem seus prazos próprios nesta política.

• Políticas de tratamento da TypeSafe
• Uso de dados para treinamento na Anthropic
• Controles e limitações de dados da Anthropic
• Condições de uso da Shakira com IA

O Vet Office não vende dados pessoais. Para prestar o serviço, compartilhamos o mínimo necessário com os fornecedores abaixo, que tratam os dados em nosso nome e sob obrigações de segurança e confidencialidade. Também podemos compartilhar dados quando a lei exigir ou quando houver ordem válida de autoridade.

• Supabase

  Função

  Banco de dados, autenticação e armazenamento.

  Recebe

  Os dados da plataforma: contas, dados das clínicas, tutores, pacientes e registros clínicos.

• Vercel

  Função

  Hospedagem do site e da plataforma e tarefas agendadas.

  Recebe

  As requisições feitas ao serviço, com endereço IP e dados técnicos de acesso.

• TypeSafe (Jev)

  Função

  Interpretação opcional de pedidos de leitura na Shakira com IA.

  Recebe

  Pergunta atual e até duas perguntas anteriores, sem os registros salvos da clínica.

• Anthropic (Claude Haiku)

  Função

  Processamento de texto para resumir registros autorizados da clínica na Shakira com IA, quando habilitada.

  Recebe

  Somente contexto projetado e trechos selecionados dos registros autorizados, com minimização de campos e controles de retenção e treinamento descritos na seção Shakira com inteligência artificial. A pergunta livre não é enviada ao Haiku.

• Cloudflare (R2 e Turnstile)

  Função

  Armazenamento de arquivos e proteção contra robôs nos formulários de acesso.

  Recebe

  Fotos e arquivos PDF anexados pela clínica; no Turnstile, dados técnicos do navegador usados para distinguir pessoas de robôs no login, no cadastro e na recuperação de senha.

• Railway

  Função

  Processamento de texto (OCR) de exames em PDF ou imagem, para a busca da plataforma.

  Recebe

  Os arquivos de exame enviados pela clínica.

• Brevo

  Função

  Envio de e-mails transacionais.

  Recebe

  Endereço e conteúdo dos e-mails: convites para a equipe, mensagens de suporte, avisos de novos pedidos de agendamento enviados à clínica e as prescrições, orçamentos, documentos e exames que a clínica envia aos tutores.

• Mercado Pago

  Função

  Pagamento da assinatura por cartão e por Pix.

  Recebe

  E-mail do pagador, valor e dados do pagamento. Os dados do cartão são digitados diretamente nos campos seguros do Mercado Pago, que também usa dados do dispositivo para prevenir fraudes.

• AbacatePay

  Função

  Geração de cobranças Pix.

  Recebe

  Valor e identificador do pedido da assinatura. Os dados de quem paga chegam pelo próprio Pix.

• SafeID

  Função

  Assinatura digital de prescrições e documentos.

  Recebe

  O PDF do documento a ser assinado, quando o profissional escolhe assinar digitalmente.

• Google (Analytics e login com Google)

  Função

  Estatísticas de uso do site e entrada na conta com o Google.

  Recebe

  No Analytics, somente com o seu consentimento, dados de navegação no site. No login com Google, o Google confirma a sua identidade e nos informa o nome e o e-mail da conta que você escolher.

• Sentry

  Função

  Monitoramento de erros técnicos.

  Recebe

  Informações técnicas sobre falhas. A coleta de identidade do usuário, cookies, conteúdo de formulários e parâmetros de endereço fica desligada.

• ViaCEP

  Função

  Consulta de endereço pelo CEP.

  Recebe

  Apenas o CEP consultado.

• Slack

  Função

  Alertas operacionais internos da equipe do Vet Office.

  Recebe

  Resumos de alertas de operação, como falhas de integração ou de pagamento, sem conteúdo clínico.

Alguns desses fornecedores processam ou armazenam dados em servidores fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos e na União Europeia. Essas transferências ocorrem apenas na medida necessária para prestar o serviço e se apoiam nas hipóteses do art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais e garantias de proteção de dados assumidas pelos fornecedores e a necessidade de executar o contrato com você.

Enquanto a conta da clínica estiver ativa, os dados permanecem disponíveis para a clínica, inclusive depois do fim do teste ou de um cancelamento, para que ela possa voltar a assinar sem perder o histórico.

Quando a conta da clínica é encerrada, os acessos da equipe são revogados na hora e os dados ficam guardados por 5 anos, para cumprir obrigações legais, atender pedidos da clínica e permitir o exercício de direitos. Depois desse prazo, uma rotina automática anonimiza a clínica: nomes, contatos, documentos e endereços de tutores e de pedidos de agendamento são substituídos ou removidos.

Documentos clínicos finalizados — como prescrições, exames, documentos e orçamentos emitidos — são mantidos como foram emitidos, porque são registros que a clínica pode ser obrigada a guardar pelas normas da profissão. Fotos e arquivos anexados não são apagados automaticamente nessa etapa; a clínica pode pedir a exclusão pelo canal de contato, respeitadas essas obrigações.

Registros de cobrança são mantidos pelo prazo exigido pela legislação fiscal. Cópias de segurança do banco de dados expiram em ciclos contínuos, e os dados nelas são substituídos à medida que novas cópias são feitas.

Aplicamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas:

Nenhum sistema é totalmente livre de riscos. Se ocorrer um incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante, comunicaremos as clínicas afetadas, os titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), conforme o art. 48 da LGPD.

• Separação entre clínicas aplicada no banco de dados, com permissões por papel na equipe.
• Conexões cifradas (HTTPS) e senhas guardadas apenas em formato protegido (hash).
• Proteção contra robôs e limites de tentativas nos formulários de acesso e de agendamento.
• Dados de cartão processados somente pelo Mercado Pago.
• Monitoramento de erros configurado para não coletar dados pessoais.
• Acesso de suporte somente leitura, com justificativa, tempo limitado e registro visível ao administrador da clínica em Configurações › Suporte.

Pelo art. 18 da LGPD, você pode pedir ao controlador dos seus dados:

Quem usa a plataforma pode pedir a exclusão da conta ou a exportação dos dados da clínica em Configurações › Privacidade e dados. Para esses e os demais direitos, você também pode escrever para contato@vetoffice.com.br informando o pedido e os dados necessários para localizarmos o seu cadastro. Podemos pedir uma confirmação de identidade antes de atender. Respondemos em até 15 dias contados do pedido, conforme o art. 19 da LGPD. Se os dados estiverem sob responsabilidade de uma clínica, encaminhamos o pedido a ela e informamos você.

Você também pode apresentar uma petição à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), pelo site gov.br/anpd.

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento, ressalvadas as hipóteses de guarda previstas em lei;
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• informação sobre a possibilidade de não dar consentimento e suas consequências;
• revogação do consentimento;
• oposição a tratamento feito em desacordo com a lei.

O Vet Office é destinado a pessoas maiores de 18 anos e não é dirigido a crianças ou adolescentes. Não criamos contas para menores de idade de forma consciente.

As clínicas não devem cadastrar como tutor uma pessoa menor de 18 anos. Quando o animal estiver sob os cuidados de um menor, o cadastro deve ser feito em nome do pai, da mãe ou do responsável legal.

Usamos cookies essenciais para manter a sessão e a segurança, cookies funcionais para lembrar escolhas da interface e, somente com o seu consentimento, cookies de análise. A lista completa, com fornecedores e prazos, está na Política de cookies.

• Ver a Política de cookies

O canal do encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Vet Office é contato@vetoffice.com.br. Use esse endereço para dúvidas, pedidos de titulares e comunicações sobre privacidade.

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço, nos fornecedores ou na lei. A data no início indica a versão em vigor. Mudanças relevantes são avisadas com antecedência por e-mail ou na plataforma e, quando necessário, pedimos um novo aceite no próximo acesso.